En este post analizamos el nuevo escenario que dibuja la nueva Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como la «Ley Crea y Crece«.

La nueva ley introduce novedades en cuanto a la facturación electrónica siendo la más relevante que su uso se va generalizar entre empresarios y profesionales.

La promoción de su uso pretende:

• Digitalizar las relaciones empresariales. 
• Reducir costes de transacción. 
• Facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.
• Control de los plazos de pago a proveedores.

¿Qué es la factura electrónica y qué tipos hay?

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este Real Decreto, las empresas que, de acuerdo con la disposición final octava de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, están obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Los tipos de factura electrónica que existen son:

• Formato PDF: se utiliza cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar digitalmente la factura, pero no volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura.
• Formato FACTURAe 3.1: cuando el envío es de ordenador a ordenador se utiliza el formato XML, en España la Agencia Tributaria utiliza la variante Facturae y es el único formato aceptado. Necesitará un programa con factura electrónica para enviarlas y recibirlas.

1) ¿Cómo afecta la Ley Crea y Crece a las facturas electrónicas?

Todos los empresarios y profesionales se verán afectados por las siguientes condiciones: 

• Tendrán obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. 
• Están obligados a proporcionar información sobre los estados de la factura, tanto si son destinatarios como si son los emisores de la factura. 
• Las soluciones tecnológicas y plataformas empleadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas.
• No podrán imponer el uso de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado por parte del receptor. 
• Durante cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar una copia sin incurrir en costes adicionales.
• Se podrán seguir consultando las facturas electrónicas, aunque haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas.

En un futuro, la factura electrónica será obligatoria en las relaciones comerciales entre empresarios o profesionales. 

La Ley Crea y Crece prevé que el Gobierno puede obligar a otras empresas a facturar electrónicamente a particulares que lo acepten o lo hayan solicitado expresamente. No obstante, deberá tratarse de casos en los que: 

• Se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan. 
• Emitan un elevado número de facturas. 

2) ¿Cómo ha de ser una facturación electrónica?

Por un lado, la facturación electrónica está sujeta los requisitos del software antifraude Esto obligará a contar con un software certificado según las condiciones que se vayan estableciendo reglamentariamente. Por el momento esto es lo que se conoce sobre las características que debe cumplir el software:

• Se podrá rectificar una factura, pero no borrar o alterar su registro informático. 
• El software debe permitir la posibilidad de que remitas voluntariamente los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. Si así lo haces, las facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI FACTU» y estarás sujeto a ciertas ventajas y condiciones, como, entre otras: 
• No estarás obligado a firmar electrónicamente los registros de facturación. El sistema solo deberá calcular la huella o hash de los registros. 
• Se facilitará la integración de los registros de facturación en los libros registro del IVA y del IRPF. 
• Los clientes podrán verificar que tus facturas efectivamente han sido remitidas a la Agencia Tributaria. 

También debe cumplirse lo exigido en la normativa específica sobre facturación. Esta establece que una factura solo puede ser considerada electrónica cuando se expida y reciba en formato electrónico. Por tanto, no vale imprimir en papel lo generado a través de un software de facturación.  

Además, la normativa de facturación exige que emplees medios que garanticen la autenticidad e integridad de la factura electrónica. Aunque la Agencia Tributaria puede validar otros medios, los más comunes son la firma electrónica y el intercambio electrónico de datos.  

3) Entonces, ¿Qué tiene que ver la factura electrónica con los plazos de pago? 

La Ley Crea y Crece prevé que se aprueben varios desarrollos reglamentarios. Uno de ellos sobre “los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago”. Con ello, se pretende idear soluciones que faciliten la verificación de qué empresas incumplen las normas anti morosidad. 

Para combatir la morosidad, los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al que expida la factura de los siguientes estados de esta:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales. Se excluirán sábados, domingos y festivos nacionales.

4) ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas? 

La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), de 28 de septiembre, ya está en vigor desde octubre de 2022. En esta Ley, se introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales. Sin embargo, hasta que se apruebe y entre en vigor el Real Decreto de su reglamento, las empresas todavía tienen margen para prepararse.

El Real Decreto entrará en vigor a los 12 meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, por lo tanto, debemos esperar su publicación en el mismo.

Se estima que la entrada en vigor de emitir facturas electrónicas para PYMEs y autónomos con facturación de 8 millones será en primavera/verano 2024. Para el resto de PYMEs y autónomos será en primavera/verano 2025.

5) ¿Se impondrán sanciones? 

Sí, puede haber apercibimientos o sanciones de hasta 10 000 euros para quienes, estando obligados a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas.

6) ¿Qué ayudas existen para adaptarse a la factura electrónica?

Dentro de los planes de digitalización, existen ayudas como el Kit Digital del que ya hemos hablado en otro post para la adopción e implantación efectiva de la factura electrónica.  

Para cumplir con esta obligación es conveniente contar con una solución informática de facturación que te de la posibilidad de generar tus facturas en formato electrónico.

En DualR Sistemas instalamos y configuramos diferentes software de gestión que permiten la emisión de las facturas de venta en formato electrónico firmadas con el Certificado Digital de la empresa y permiten enviarlas a FACe o por Email.

Por lo tanto, conviene empezar ya a prepararse para cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas. El viaje hacia una economía digital más eficiente y transparente ya ha comenzado.